Dana merupakan salah satu factor “kendala” yang
sering dirasakan oleh organisasi kemahasiswaan dalam menyelenggarakan
acara, khususnya untuk acara-acara yang berskala besar. Untuk
mendapatkan dana tersebut, salah satu sumber yang umum dipakai adalah
dengan mencari sponsorship kegiatan. Namun tidak semua organisasi
kemahasiswaan memiliki system pelatihan yang benar-benar menyiapkan
individu didalamnya agar dapat menggaet sponsorship sesuai dengan target
yang diharapkan. Oleh karena itu, pada tulisan kali ini penulis akan
berbagi mengenai “Tips dan Trik Menggaet Sponsorship”.
Siapa saja yang tidak melakukan perencanaan dengan baik maka
sesungguhnya dia telah merencanakan sebuah kegagalan. Hal tersebut juga
berlaku ketika kita akan memasarkan “produk (kegiatan yang kita adakan)”
kepada para calon sponsor. Adapun beberapa perencanaan yang harus kita
siapkan sebelum berinteraksi dengan calon sponsor adalah sebagai
berikut:
1. Membuat Daftar Calon Sponsor
Daftar ini dibagi menjadi 2 yaitu daftar calon sponsor yang kita sudah memiliki jaringan /link
di dalamnya dan daftar calon sponsor yang tidak ada jaringan
didalamnya. Jaringan bisa kita dapatkan dari saudara, teman, daftar
alumni organisasi yang bersangkutan, maupun dari ikatan alumni fakultas
atau universitas yang bersangkutan. Contohnya saja di FE Undip yang
memiliki ikatan alumni (IKA FE UNDIP). Namun jika kita tidak memiliki
jaringan ke calon sponsor maka kita cari data-data instansi baik itu
lembaga pemerintahan, BUMN, BUMS, UMKM, dll yang berpotensi untuk
menjadi sponsor. Data tersebut bisa kita dapatkan di internet, melalui
teman, dll. Untuk mengetahui sponsor yang berpotensi untuk jadi sponsor
adalah dengan mencari kecocokan karakteristik organisasi kita dengan
pihak calon sponsor. Contohnya saja Lembaga Keuangan Syariah sangat
berpotensi untuk menjadi sponsor kegiatan KSEI, Lembaga Investasi Pasar
Uang dan Pasar Modal sangat berpotensi untuk menjadi sponsor kegiatan
Kelompok Studi Pasar Modal (KSPM). Selain dari karakteristik organisasi,
bisa juga di ketahui dari kecocokan karakteristik event yang di adakan
dengan visi, misi, kegiatan CSR, dll dari pihak calon sponsor. Simpan
baik-baik daftar calon sponsor tersebut agar membantu generasi penerus
kita di organisasi kemahasiswaan untuk lebih mudah dalam menentukan
calon sponsor di kegiatan yang akan datang.
Berikut ini adalah format table yang penulis sarankan:
Daftar Instansi Yang di Dalamnya Ada Link
| NO | NAMA LENGKAP | ALAMAT TEMPAT TINGGAL | NAMA INSTANSI | ALAMAT INSTANSI | NO. HP |
Daftar Instansi Yang Belum Ada Link
| NO | NAMA INSTANSI | ALAMAT KANTOR | NO.TELEPON | E-MAIL(jika ada) | SITUS(jika ada) |
2. Posisikan Diri Sama Dengan Calon Sponsor
Tanamkan dalam diri kita bahwa organisasi kemahasiswaan kita memiliki
“produk” yang unggul dan bisa bermanfaat bagi calon sponsor apabila
bersedia menjadi sponsor. Apabila akan berhadapan dengan BUMN, BUMS,
UMKM maka yang ditawarkan adalah sebuah kerjasama. Saya sempat menjumpai
beberapa kasus di mana pihak mahasiswa terkesan “mengemis” kepada calon
sponsor. Hal ini dapat saya lihat diantaranya adalah dengan seringnya
menggunakan kata “permohonan sponsorship” baik dalam surat menyurat atau
saat berinteraksi dengan calon sponsor. Gantilah kata tersebut menjadi
“penawaran kerjasama”. Coba bandingkan penggunaan kedua kata tersebut.
Tujuannya sama – sama untuk mendapatkan sponsor namun cara
penyampainannya berbeda. Namun apabila kita coba menggaet sponsor dari
lembaga pemerintahan (pemkot, pemprov, dinas-dinas pemerintah, dll) maka
bisa saja kita memakai kata “permohonan bantuan dana” atau “permohonan
sponsorship” karena pada lembaga tersebut memang sudah ada alokasi dana
untuk kegiatan social kemasyarakatan atau kesejahteraan masyarakat
(kesra). Perlu menjadi catatan apabila mengajukan ke lembaga
pemerintahan sebisa mungkin mencari jaringan di dalamnya karena sejauh
pengamatan saya birokrasi disana terkadang dipersulit. Salah satu sebab
dipersulitnya adalah karena tidak ada orang dalam yang bisa membantu
kita. Walaupun begitu, pernah juga penulis menjumpai organisasi yang
bisa mendapat dana dari instansi pemerintah meskipun tidak ada orang
dalam yang membantu. Jadi, tidak menutup kemungkinan juga lembaga
pemerintahan bersedia memberikan dana meskipun kita tidak ada orang
dalam yang membantu.
3. Membuat Proposal Kegiatan yang Menarik
Untuk uraian lebih detail dari hal ini dapat teman-teman baca pada
artikel yang saya post sebelumnya.
4. Mengenal Organisasi dan Produk Anda Dengan Baik
Tak kenal maka tak sayang. Jadi, kita harus menyiapkan suatu diskripsi
singkat tentang organisasi kita agar calon sponsor mengetahuinya. Kuasai
juga seluruh isi kegiatan yang akan kita adakan agar dapat lebih lancar
saat presentasi ke calon sponsor. Selain itu, carilah juga kelebihan
dari “produk” kita yang dapat mendatangkan manfaat bagi calon sponsor.
Manfaat yang dimaksud disini tidak hanya dalam bentuk lakunya produk
sponsor saat acara kita berlangsung (jangka pendek) tapi bisa juga
mendapat manfaat yang sifatnya jangka panjang. Contohnya: dapat
meningkatkan citra calon sponsor di mata konsumen, dapat melakukan promo
produk, mendapatkan database pengurus atau peserta kegiatan untuk
kemudian digunakan calon sponsor dalam mendukung kegiatan usahanya, dll.
5. Mengenal Dengan Baik Calon Sponsor
Kita pelajari dulu profil calon sponsor baik itu dari visi, misi,
produknya, kegiatan CSR nya, dll. Profil tersebut dapat kita dapatkan
dengan mencari di internet, melalui teman, dll. Carilah celah yang
dapat menimbulkan kesamaan antara profil calon sponsor dengan
karakteristik organisai atau kesamaan dengan karakteristik acara kita.
Contoh: suatu bank syariah baru-baru ini meluncurkan produk gadai emas
sementara tema kegiatan kita ada hubungannya dengan penggunaan emas
juga, suatu instansi mempunyai program CSR untuk membantu pengembangan
pendidikan di Indonesia sementara tema kegiatan kita ada hubugannya
dengan pengembangan pendidikan di Indonesia.
6. Penampilan
Kesan pertama yang akan di tangkap oleh calon sponsor ketika
berinteraksi dengan kita adalah dari penampilan (cara berpakaian).
Perhatikan cara berpakaian kita ketika berinteraksi dengan calon
sponsor. Contohnya saja apabila berinteraksi dengan BUMN dan BUMS kita
pakai pakaian yang formal seperti untuk laiki-laki: kemeja lengan
panjang, celana bahan warna gelap, pakai sepatu vantovel, memakai parfum
yang baunya tidak teralu menyengat, kemeja dimasukkan, rambut harus
rapi jika perlu pakai minyak rambut, dll. Untuk perempuan: kemeja lengan
panjang, rok panjang warna gelap, sepatu vantovel, kesesuaian warna
kemeja dengan rok, dll. Contoh lagi ketika kita berinteraksi dengan
pihak UMKM pakaian yang kita kenakan jangan terlalu formal yang penting
rapi, menutup aurat, dan sopan. Jadi, pakaian yang kita kenakan
menyesuaikan dengan karakteristik calon sponsor.
7. Siapkan Mental
Kita harus mempersiapkan mental agar dapat berinteraksi secara baik
dengan calon sponsor. Ada 2 hal yang umumnya menjadi masalah mental dari
teman-teman di organisasi mahasiswa yaitu merasa cemas/nervous ketika
akan/saat berinteraksi dengan calon sponsor, dan belum memiliki
kemampuan berkomunikasi yang baik. Untuk mengatasi rasa nervous saat
berinteraksi bisa dilakukan dengan duduk bersebelahan dari lawan bicara,
memandang kening lawan bicara apabila tidak berani menatap matanya,
jangan panic ketika salah ngomong. Sedangkan untuk mengatasi kemampuan
komunikasi yang belum baik bisa dengan menyiapkan presentasi yang
menarik, gunakan skrip untuk latihan, berlatih percakapan dengan teman
kita yang seolah-olah menjadi calon sponsor. Selain itu, bisa juga
dengan bertanya pada teman-teman kita yang memiliki kemampuan komunikasi
dan lobby dengan baik. Kunci dari pembangunan mental ini adalah dengan
berdoa kepada Allah SWT agar dimudahkan dan aspek praktek yang
dilebihkan sedikit ketimbang pengarahan aspek teori. Jadi, optimalkan
ikhtiar dan berdoa.
Setelah persiapan yang dilakukan sudah dirasa cukup, maka tahap
selanjutnya adalah tahap eksekusi. Adapun langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut :
1. Marketing Call
Kita mulai menghubungi calon sponsor melalui media elektronik, bisa
lewat e-mail, telepon, dll. Tujuan utama dari marketing call adalah
membuat janji ketemu agar kita dapat mempresentasikan secara detail
kegiatan yang akan ditawarkan dan meyerahkan proposal kegiatan.
Pembuatan janji ini penting dilakukan agar calon sponsor tidak merasa
terganggu dengan kedatangan kita karena mereka juga punya kesibukannya
masing-masing. Namun jika memang bisa bertemu dengan calon sponsor
secara langsung tanpa janjian terlebih dahulu juga bisa. Perlu di ingat
bahwa jangan sekali-kali menitipkan proposal ke satpam perusahaan karena
hampir dapat dipastikan proposal kita tidak akan di tindaklajuti oleh
calon sponsor karena mereka menganggap tidak ada upaya serius dari kita
untuk menawarkan serta memberi penjelasan. Disamping jumlah proposal
yang masuk bisa jadi sangat banyak.
Apabila kita sedang menghubungi perusahaan yang tidak ada link di
dalamnya maka cobalah untuk minta tolong customer service disambungkan
dengan pimpinan langsung karena pemegang keputusan utama adalah
pimpinan. Namun jika tidak bisa, minimal ke bagian yang biasa mengurus
masalah kerjasama perusahaan dengan pihak eksternal. Biasanya di BUMS
maupun BUMN yang mengurus masalah tersebut adalah bagian marketing atau
HRD (human resource development). Jelaskan saja secara singkat tentang
program yang akan ditawarkan. Setelah itu, buat janji untuk bertemu guna
memberikan penjelasan lebih detailnya.
2. Datang dan Presentasi yang Menarik
Datanglah tepat waktu sesuai janji dengan calon sponsor. Saat pertama
kali bertemu jangan langsung ke inti pembicaraan, namun bisa kita awali
dengan basa-basi sebentar. Mungkin dengan memuji (memuji dengan tulus
sesuai kenyataan, jangan dibuat-buat) / mengomentari benda-benda sekitar
yang kita rasa sebagai kegemaran lawan bicara, dll. Basa-basi ini
berguna untuk mancairkan suasana dan agar bisa lebih akrab (tidak kaku)
ketika berbicara.
Apabila sarana yang ada disana tidak memungkinkan untuk menanyangkan
slide presentasi yang telah kita siapkan maka kita beri penjelasan lewat
proposal kegiatan. Bimbinglah lawan bicara agar dapat memahami isi
proposal. Terangkan secara jelas dan gamblang mulai dari bagian awal
sampai akhir. Panjang pendeknya penjelasan meyesuaikan dengan situasi
serta kondisi lawan bicara dan tingkat pemahaman lawan bicara terhadap
organisasi kita atau terhadap kegiatan kita. Selain itu, berusahalah
untuk menjadi pendengar yang baik agar kita dapat memberikan
respon/tanggapan yang tepat.
3. Sponsorship Tidak Hanya Dalam Bentuk Uang Tunai
Bentuk sponsorship yang diberikan tidak harus dalam bentuk uang tunai
namun bisa juga dengan memberikan produk mereka secara cuma-cuma,
memberikan diskon special atas produk mereka, meyediakan pembicara untuk
acara kita, dll. Contohnya saja ketika menawarkan kepada pihak lembaga
keuangan sebaiknya di giring ke pemberian uang tunai, ketika menawarkan
ke media massa di giring ke pemuatan kegiatan kita, ketika menawarkan ke
percetakan maka digiring untuk memberi diskon/menggratiskan biaya
pencetakan, ketika menawarkan ke toko makanan digiring untuk memberi
makanan pada acara kita, dll. Perlu di perhatikan bahwa kita harus
menetapkan target terlebih dahulu dari tiap calon sponsor. Ketika calon
sponsor menanyakan timbal balik apa yang kita harapkan dari mereka, maka
kita bisa langsung menjawabnya dengan jelas dan tegas sesuai target
awal kita. Namun jika calon sponsor merasa agak keberatan dengan timbal
balik tersebut maka cobalah untuk bernegosiasi lebih lanjut agar timbal
balik yang di dapat minimal bisa mendekati target.
4. Konfirmasi Ulang
Usahakan untuk melakukan penawaran ke calon sponsor sekitar 1 sampai 2
bulan sebelum hari “H” karena calon sponsor pastinya membutuhkan waktu
untuk memutuskan apakah akan menjadi sponsor atau tidak. Setelah
melakukan presentasi ke calon sponsor, sepakati kembali kapan pastinya
waktu dan cara konfirmasi ulangnya. Apabila mereka bersedia jadi sponsor
maka jangan lupa untuk menanyakan mekanisme penyerahan bantuan dari
sponsor dan kalau perlu buat pernyataan tertulis kerjasama yang ditanda
tangani kedua belah pihak untuk meminimalisir hal-hal yang tidak
diinginkan. Undanglah juga pihak sponsor dalam acara kita. Namun jika
mereka ternyata tidak bersedia jadi sponsor maka jangan langsung merasa
gagal total karena bisa jadi mereka menolak untuk saat ini dan ke
depannya bisa saja menerima tawaran kerjasama dengan organisasi kita.
Berikan tanggapan yang positif seperti “mungkin di lain kesempatan kita
bisa bekerjasama”. Apapun hasil dari penawaran kita ke calon sponsor
yakinilah bahwa semua pasti ada hikmah dan pelajaran yang dapat kita
ambil. Waallahuallambissawab.
Selamat Mencoba dan Smoga Bermanfaat.^_^.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar